Chegou finalmente a altura de registar o seu hotel no GDS?

No início dos anos 60, muito antes de a Internet ser uma centelha na imaginação humana, o GDS foi criado para servir de sistema de reservas eletrónicas para as companhias aéreas. Pouco tempo depois, hotéis e agências de viagens juntaram-se à rede e, em 1992, foi criado o primeiro Sistema de Distribuição Global (GDS).

Atualmente, o GDS é utilizado por agentes de viagens de todo o mundo para reservar voos e quartos de hotel, bem como carros de aluguer, bilhetes de comboio, excursões, cruzeiros e pacotes de viagem. Apesar da popularidade das Agências de viagens online (OTA), muitos viajantes preferem reservar as suas viagens através de um profissional experiente e conhecedor que possa intervir caso surjam problemas com a viagem. Além disso, muitas empresas que pretendem ter um maior controlo sobre as deslocações dos seus empregados confiam o trabalho a uma empresa profissional de gestão de viagens.

Para os hotéis, o GDS é a principal plataforma para chegar aos agentes de viagens e pode gerar uma pequena mas significativa proporção do total de reservas. Em 2022, os grupos hoteleiros comunicaram ter recebido, em média, 8% do total de reservas do GDS, de acordo com o estudo 2022 Global Hospitality Distribution Study da h2c.

As grandes cadeias receberam a percentagem mais elevada, com 9%, enquanto as pequenas e médias cadeias receberam 4%. A diferença está presumivelmente menos relacionada com a baixa procura do que com o facto de menos grupos pequenos listarem propriedades no GDS. Embora o estudo não tenha incluído hotéis independentes, os dados da D-EDGE mostram que estes estão a perder ainda mais da ação.

“O GDS dá-nos acesso a agências mundiais e a agências de viagens online, o que aumenta a visibilidade do nosso hotel e ajuda-nos a obter mais reservas e a gerar mais receitas, especialmente a partir de reservas de empresas”, afirmou Piyadol Chantadej, Revenue Manager (Gestor de receitas), do Grand Fortune Hotel Bangkok. “Também evitou e reduziu os erros das reservas, uma vez que o GDS é um sistema em tempo real.”

Embora nos refiramos a ele como “o GDS”, existem, na verdade, várias redes GDS. Nos últimos anos, a consolidação em massa reduziu o campo de jogo aos “três grandes”, que representam, coletivamente, cerca de 80% do mercado global.

• Sabre. Fundado em 1960 pela American Airlines no Texas, EUA, o Sabre foi o primeiro GDS. Atualmente, é a segunda maior rede GDS do mundo e é particularmente popular na América do Norte e na Ásia.
• Amadeus. Fundado em 1987 por um grupo de companhias aéreas europeias, o Amadeus é considerado o maior GDS da atualidade. Com sede em Madrid, Espanha, a empresa tem uma grande presença na Europa, no Médio Oriente e em África.
• Travelport.. Fundado em 2001, Travelport é o mais pequeno dos três, mas está presente em todos os continentes. Com sede em Langley, Reino Unido, a empresa também é proprietária dos sistemas GDS Apollo, Worldspan e Galileo.

O GDS atua como um intermediário entre os agentes de viagens e os fornecedores de viagens. Enquanto algumas grandes marcas de hotéis se ligam diretamente ao GDS, a maioria dos hotéis independentes e grupos mais pequenos têm de se ligar através de um gestor de canal ou sistema central de reservas (CRS).

O CRS está no centro da distribuição hoteleira, ligando um hotel a todos os canais de distribuição, incluindo o GDS, OTA, grossistas e o motor de reservas do hotel na Internet (IBE). Isto permite ao hotel gerir o inventário, os preços e o conteúdo da listagem a partir de uma plataforma centralizada.

Quando um hotel está listado no GDS, é-lhe atribuído um código de cadeia GDS. As propriedades independentes e os pequenos grupos utilizam normalmente o código do fornecedor do CRS. Pode ser atribuído um código de cadeia específico a grupos grandes, mas estes podem continuar a trabalhar com um fornecedor de CRS utilizando o seu próprio código.

Assim que o hotel estiver disponível no GDS, os agentes de viagens podem ver as suas tarifas e disponibilidade em tempo real. Quando um agente efetua uma reserva, os detalhes são transferidos eletronicamente para o CRS e PMS do hotel, e o CRS atualiza automaticamente a disponibilidade nos canais de distribuição.

Isto facilita a integração da documentação do viajante, como o itinerário da viagem, a fatura e os relatórios de segurança e proteção, bem como a simplificação e a sincronização de alterações e cancelamentos, o que é fundamental nas viagens empresariais, afirmou.

Eis algumas vantagens adicionais para os hotéis:

• O GDS oferece as mesmas oportunidades de visibilidade aos hotéis independentes e aos hotéis de cadeias e grandes marcas, ajudando a equilibrar as condições de concorrência.
• O GDS é particularmente valioso como fonte de reservas de viajantes empresariais. De facto, estimamos que cerca de 80% das reservas no GDS são de empresas, enquanto 20% são de lazer.
• As reservas de empresas tendem a ser mais fortes no inverno e nas épocas intermédias, quando as reservas de lazer abrandam, ajudando a reforçar a procura durante todo o ano.
• Quando os hotéis aderem a programas de consórcios de viagens como a Internova Leaders Network e a Signature Travel Network, as suas tarifas aparecem no topo dos resultados de pesquisa no GDS e o hotel é assinalado como fornecedor preferencial, proporcionando uma maior exposição a redes mundiais de profissionais de viagens.
• As reservas GDS também podem gerar receitas complementares para os hotéis, incluindo reservas de grupos, reuniões e eventos, e despesas com alimentação e bebidas.

Muitas empresas têm um programa de viagens gerido, o que significa que a organização das viagens é efetuada por uma agência de viagens ou por uma empresa de gestão de viagens (TMC). Normalmente, a empresa tem uma política de viagens que define os processos que os funcionários devem seguir para reservar e pagar as despesas de viagem, bem como as regras de viagem e os fornecedores preferenciais.

As grandes TMC internacionais, como a CWT, a American Express Travel e a ABC Global Services, gerem as viagens de algumas das maiores empresas do mundo. Parte dos serviços de uma TMC consiste em obter e negociar a lista de fornecedores preferenciais de uma empresa, enviando anualmente pedidos de propostas (RFP) aos fornecedores.

Se um hotel for convidado a apresentar uma proposta, deve enviar um formulário com informações pormenorizadas sobre a propriedade, juntamente com as tarifas preferenciais e as políticas de reserva. Se o hotel for aceite no programa, as suas tarifas são carregadas no GDS, mas só podem ser visualizadas pela TMC designada.

Se um hotel não estiver listado no GDS, fica em desvantagem quando se candidata a negócios empresariais. “Os clientes empresariais insistem frequentemente para que os hotéis do seu programa hoteleiro estejam listados no GDS e que as suas tarifas empresariais sejam carregadas”, afirma o executivo sénior de viagens. “Os clientes empresariais estão muito concentrados nos relatórios dos fornecedores e no cumprimento das políticas, e a melhor forma de garantir isso é forçar as reservas de hotel através dos canais necessários através da TMC.”

Outra coisa importante a considerar são as taxas. As taxas GDS podem variar de acordo com o fornecedor, mas normalmente incluem os custos de inscrição, configuração e integração, taxas de transação, comissões de agências de viagens, taxas de CRS ou de gestor de canal, e uma taxa anual de ligação GDS. Além disso, pode haver custos opcionais de participação em programas com TMC e consórcios e campanhas publicitárias de GDS.

No entanto, as reservas GDS continuam a ser geralmente mais baratas do que as reservas OTA, onde as comissões podem variar entre 15 a 25%. Além disso, as reservas GDS geram, em média, uma ADR (taxa média diária) mais elevada e têm uma maior percentagem de hóspedes que regressam. No entanto, é importante acompanhar os custos de aquisição e o valor médio das reservas por canal para garantir um sólido retorno do investimento.

Embora várias empresas forneçam conectividade GDS, nem todas são iguais. Eis algumas das principais qualidades a que deve dar prioridade.

• Conectividade direta. O fornecedor deve fornecer acesso direto a todos os fornecedores de GDS, negociando acordos em seu nome, sem necessidade de depender de terceiros.
• Gestão centralizada das tarifas e do inventário. Mais do que a conectividade GDS, o parceiro deve fornecer uma plataforma central para gerir as suas tarifas, disponibilidade e reservas em todos os canais de distribuição, juntamente com a integração com o seu PMS.
• Apoio ao cliente fiável. Uma vez que os hotéis não podem aceder diretamente ao GDS, a assistência de um parceiro experiente é essencial. De acordo com o estudo da h2c, o nível de apoio é o fator de decisão n.º 1 para os hoteleiros quando adquirem um novo sistema de distribuição.
• Experiência em GDS. O fornecedor de conectividade deve ter um conhecimento profundo do funcionamento do GDS e da forma como este se enquadra no ecossistema de distribuição hoteleira, a fim de fornecer aos hotéis as informações e os conselhos de que necessitam para otimizar a produtividade.
• Assistência com RFP. A apresentação de propostas para aderir a programas empresariais e de consórcios pode ser complexa e morosa. O seu fornecedor pode facilitar as coisas, simplificando e automatizando o processo, bem como fornecendo conselhos e orientações sobre como melhorar as suas hipóteses de ser aceite.
• Transparência nas taxas. O fornecedor deve consolidar todas as taxas GDS em seu nome e faturar diretamente ao seu hotel, fornecendo uma discriminação detalhada das reservas e das taxas.

Para os hoteleiros interessados em associarem-se ao GDS, Dubourg aconselha a “não hesitarem”!