È finalmente giunto il momento di inserire il tuo hotel nel GDS?

Il GDS è stato creato agli inizi degli anni ’60 – molto tempo prima che Internet venisse anche solo immaginato – per fungere da sistema di prenotazione elettronica per le compagnie aeree. Non molto tempo dopo, hotel e agenzie di viaggio si unirono alla rete e, nel 1992, venne creato il primo Global Distribution System (GDS).

Oggi il GDS viene utilizzato dagli agenti di viaggio di tutto il mondo per prenotare voli e camere d’albergo, nonché auto a noleggio, biglietti ferroviari, tour, crociere e pacchetti di viaggio. Nonostante la popolarità delle OTA, molti viaggiatori preferiscono che i loro viaggi siano organizzati da un professionista esperto e competente, che possa intervenire per aiutare nel caso in cui si verifichino problemi durante il viaggio. E molte aziende che desiderano un maggiore controllo sui viaggi dei loro dipendenti affidano il lavoro a un’agenzia di viaggio professionale.

Per gli hotel, il GDS costituisce la piattaforma principale per raggiungere gli agenti di viaggio e può generare una percentuale, piccola ma significativa, del totale delle prenotazioni. Nel 2022, secondo il Global Hospitality Distribution Study di h2c, i gruppi alberghieri hanno riferito di aver ricevuto in media l’8% delle prenotazioni totali da GDS..

Le grandi catene hanno ricevuto la percentuale più alta, pari al 9%, mentre le catene piccole e medie hanno ricevuto il 4%. Presumibilmente, la differenza non è tanto legata alla scarsa domanda, quanto al fatto che i piccoli gruppi che propongono le loro proprietà sul GDS sono meno. Sebbene lo studio non ha incluso gli hotel indipendenti, i dati in possesso di D-EDGE mostrano che proprio loro stanno perdendo ancor più opportunità.

“Il GDS ci permette di accedere ad agenzie di tutto il mondo e ad agenzie di viaggio online che aumentano la visibilità del nostro hotel e ci aiutano a ricevere più prenotazioni e generare entrate più elevate, soprattutto dalle prenotazioni aziendali”, ha affermato Piyadol Chantadej, revenue manager del Grand Fortune Hotel Bangkok. “Inoltre ci ha permesso di prevenire e ridurre gli errori di prenotazione, poiché il GDS è un sistema che lavora in tempo reale.”

Anche se lo chiamiamo “il GDS”, in realtà esistono diverse reti GDS. Negli ultimi anni, il consolidamento di massa ha ridotto il campo di gioco ai “tre grandi”, che, insieme, rappresentano circa l’80% del mercato globale.

• Sabre. Fondato nel 1960 da American Airlines in Texas, USA, Sabre è stato il primo GDS. Oggi è la seconda rete GDS più grande al mondo ed è particolarmente popolare in Nord America e in Asia.
• Amadeus. Fondato nel 1987 da un gruppo di compagnie aeree europee, Amadeus è considerato oggi il più grande GDS esistente. Con sede a Madrid, Spagna, l’azienda ha una vasta presenza in Europa, Medio Oriente e Africa.
• Travelport. Fondato nel 2001, Travelport è il più piccolo dei tre, ma è presente in tutti i continenti. Con sede a Langley, nel Regno Unito, la società possiede anche i sistemi GDS Apollo, Worldspan e Galileo.

Il GDS funge da intermediario tra agenti di viaggio e fornitori di viaggi. Mentre alcuni grandi marchi alberghieri si collegano direttamente al GDS, la maggior parte degli hotel indipendenti e dei gruppi più piccoli devono connettersi tramite un channel manager o Central Reservations System (CRS).

La CRS è il cuore della distribuzione alberghiera, dal momento che collega un hotel a tutti i canali distributivi,inclusi GDS, OTA, grossisti e il Booking Engine dell’hotel (IBE – Internet Booking Engine). Ciò consente all’hotel di gestire l’inventario, i prezzi e il contenuto degli elenchi da un’unica piattaforma centralizzata.

Quando un hotel è presente nel GDS, gli viene assegnato un codice catena GDS. Le strutture indipendenti e i piccoli gruppi utilizzano solitamente il codice del fornitore della CRS. Ai gruppi numerosi può essere assegnato un codice di catena dedicato, ma possono comunque lavorare con un fornitore CRS utilizzando il proprio codice.

Una volta che l’hotel è attivo sul GDS, gli agenti di viaggio possono visualizzarne le tariffe e la disponibilità in tempo reale. Quando un agente effettua una prenotazione, i dettagli vengono trasferiti elettronicamente alla CRS e al PMS dell’hotel e la CRS aggiorna automaticamente la disponibilità sui canali di distribuzione.

Ciò facilita l’integrazione della documentazione del viaggiatore come l’itinerario di viaggio, la fattura e i rapporti di sicurezza, oltre a semplificare e sincronizzare modifiche e cancellazioni, aspetto fondamentale nei viaggi d’affari, ha affermato.

Ecco alcuni ulteriori vantaggi per gli hotel:

• Il GDS offre agli hotel indipendenti le stesse opportunità di visibilità delle catene alberghiere e dei grandi marchi, contribuendo a uniformare il confronto tra i concorrenti.
• Il GDS è particolarmente prezioso come fonte di prenotazioni da parte di coloro che viaggiano per lavoro. Stimiamo infatti che circa l’80% delle prenotazioni sui GDS siano aziendali, mentre il 20% siano riconducibili a viaggi di piacere.
• Le prenotazioni aziendali tendono ad essere più numerose in inverno e nelle stagioni intermedie, quando le prenotazioni con finalità di svago rallentano, contribuendo a rafforzare la domanda tutto l’anno.
• Quando gli hotel aderiscono ai programmi di consorzi turistici – come Internova Leaders Network e Signature Travel Network – le loro tariffe appaiono in cima ai risultati di ricerca nei GDS e l’hotel viene contrassegnato come fornitore preferito, fornendo una maggiore visibilità alle reti mondiali dei professionisti del settore viaggi.
• Le prenotazioni GDS possono anche generare entrate accessorie per gli hotel, comprese prenotazioni di gruppo, riunioni ed eventi e spese per cibo e bevande.

Molte aziende dispongono di un programma di viaggio gestito, il che significa che l’organizzazione del viaggio è gestita da un’agenzia di viaggi o da una Travel Management Company (TMC). In genere, l’azienda dispone di una politica di viaggio che delinea le procedure che i dipendenti devono seguire per prenotare e spesare i viaggi, nonché le regole di viaggio e i fornitori preferiti.

Le grandi TMC internazionali – come CWT, American Express Travel e ABC Global Services – gestiscono i viaggi per alcune delle più grandi aziende del mondo. Parte dei servizi di una TMC consiste nel reperire e negoziare l’elenco dei fornitori preferiti di un’azienda inviando Request For Proposals (RFP) annuali ai fornitori.

Se un hotel è invitato a fare un’offerta, deve inviare un modulo che fornisca informazioni dettagliate sulla proprietà, insieme alle tariffe preferite e alle policy di prenotazione. Se l’hotel viene accettato nel programma, le sue tariffe vengono caricate nel GDS ma sono visualizzabili solo dal TMC indicato.

Se un hotel non è elencato nel GDS, si trova in una posizione di svantaggio nel momento in cui si fanno offerte per attività aziendali. “I clienti aziendali spesso insistono affinché gli hotel del loro programma alberghiero siano presenti nel GDS e le loro tariffe aziendali vengano caricate”, afferma il senior travel executive. “I clienti aziendali sono molto attenti alla rendicontazione dei fornitori e al rispetto delle policy, e il modo migliore per garantire ciò è forzare le prenotazioni alberghiere attraverso i canali richiesti tramite TMC”.

Un altro aspetto importante è quello delle commissioni. Le tariffe GDS possono variare in base al fornitore, ma, in genere, includono i costi di registrazione, configurazione e integrazione, le commissioni di transazione, le commissioni dell’agenzia di viaggi, i costi per la connettività con CRS o channel manager e un costo annuale di connessione al GDS. Inoltre, potrebbero esserci costi facoltativi per la partecipazione a programmi con TMC, consorzi e campagne pubblicitarie su GDS.

Tuttavia, le prenotazioni GDS sono ancora generalmente più economiche delle prenotazioni OTA, dove le commissioni possono variare dal 15 al 25%. Da considerare che le prenotazioni GDS generano in media un ADR più elevato e hanno una percentuale maggiore di ospiti che ritornano. In ogni caso è importante tenere traccia dei costi di acquisizione e del valore medio delle prenotazioni per canale per garantire un solido ritorno sull’investimento.

Sebbene numerose aziende forniscano connettività GDS, non tutte sono uguali. Ecco alcune delle qualità chiave a cui dare priorità.

• Connettività diretta. Il venditore dovrebbe fornire accesso diretto a tutti i fornitori GDS, negoziando gli accordi per tuo conto, senza la necessità di dipendere da terzi.
• Gestione centralizzata delle tariffe e dell’inventario. Più che la connettività GDS, il partner dovrebbe fornire una piattaforma centrale per la gestione di tariffe, disponibilità e prenotazioni su tutti i canali di distribuzione, insieme all’integrazione con il tuo PMS.
• Servizio di assistenza clienti affidabile. Poiché gli hotel non possono accedere direttamente al GDS, l’assistenza di un partner esperto è essenziale. Secondo lo studio h2c, il livello dell’assistenza è il primo fattore decisionale per gli albergatori quando si ritrovano a dover acquistare un nuovo sistema di distribuzione.
• Competenza GDS. Il fornitore di connettività dovrebbe avere una conoscenza approfondita di come funziona il GDS e di come si inserisce nell’ecosistema della distribuzione dell’ospitalità per fornire agli hotel le informazioni e i consigli di cui hanno bisogno per ottimizzare la produttività.
• Assistenza con gli RFP. Presentare offerte per aderire a programmi aziendali e di consorzi può essere complesso e richiedere molto tempo. Il tuo fornitore può facilitarti le cose semplificando e automatizzando la procedura, oltre a fornirti consigli e indicazioni su come aumentare le tue possibilità di essere accettato.
• Trasparenza tariffaria. Il fornitore dovrebbe consolidare tutte le tariffe GDS per tuo conto e fatturare direttamente al tuo hotel, fornendoti una ripartizione dettagliata delle prenotazioni e delle tariffe.

Agli albergatori interessati a collegarsi al GDS, Dubourg consiglia di “non esitare!”