¿Ha llegado el momento de incluir su hotel en el GDS?

A principios de los años 60, mucho antes de que Internet fuera una chispa en la imaginación humana, se creó el GDS para servir de sistema electrónico de reservas a las compañías aéreas. Poco después, hoteles y agencias de viajes se unieron a la red, y en 1992 se formó el primer Sistema de Distribución Global (GDS).

Hoy en día, las agencias de viajes de todo el mundo utilizan el GDS para reservar vuelos y habitaciones de hotel, así como coches de alquiler, billetes de tren, excursiones, cruceros y paquetes de viaje. A pesar de la popularidad de las OTAs, muchos viajeros prefieren que les organice el viaje un profesional con experiencia y conocimientos que pueda intervenir en caso de interrupción del viaje. Y muchas empresas que desean un mayor control sobre los viajes de sus empleados subcontratan el trabajo a una empresa profesional de gestión de viajes.

Para los hoteles, el GDS es la principal plataforma para llegar a las agencias de viajes y puede generar una proporción pequeña pero significativa del total de reservas. En 2022, los grupos hoteleros declararon recibir un 8% una media del total de reservas a través de los GDS, según h2c’s Estudio sobre Global Hospitality Distribution 2022.

Las grandes cadenas recibieron la mayor proporción, con un 9%, mientras que las pequeñas y medianas recibieron un 4%. Es de suponer que la diferencia no se debe tanto a la escasa demanda como al hecho de que el número de grupos pequeños que anuncian sus establecimientos en el GDS es menor. Aunque el estudio no incluía a los hoteles independientes, los datos de D-EDGE muestran que se están perdiendo aún más acción.

«El GDS nos da acceso a agencias de todo el mundo y a agencias de viajes online, lo que aumenta la visibilidad de nuestro hotel y nos ayuda a conseguir más reservas y generar mayores ingresos, sobre todo de reservas corporativas», afirma Piyadol Chantadej, revenue manager del Grand Fortune Hotel Bangkok. «También ha evitado y reducido los errores de reserva, ya que el GDS es un sistema en tiempo real».

Aunque nos referimos a este como «el GDS», en realidad existen varias redes de GDS. En los últimos años, la consolidación masiva ha reducido el campo de juego a los «tres grandes», que en conjunto representan alrededor del 80% del mercado mundial.

• Sabre. Fundado en 1960 por American Airlines en Texas (EE.UU.), Sabre fue el primer GDS. Actualmente es la segunda mayor red de GDS del mundo y es especialmente popular en Norteamérica y Asia.
• Amadeus. Fundado en 1987 por un grupo de aerolíneas europeas, Amadeus está considerado el mayor GDS actualmente. Con sede en Madrid (España), la empresa tiene una amplia presencia en Europa, Oriente Medio y África.
• Travelport.. Fundado en 2001, Travelport es el más pequeño de los tres, pero está presente en todos los continentes. Con sede en Langley (Reino Unido), la empresa también posee los sistemas GDS Apollo, Worldspan y Galileo.

El GDS actúa como intermediario entre las agencias de viajes y los proveedores de viajes. Mientras que algunas grandes marcas hoteleras se conectan directamente al GDS, la mayoría de los hoteles independientes y los grupos más pequeños deben hacerlo a través de un channel manager o de un sistema central de reservas (CRS)..

El CRS es el corazón de la distribución hotelera, conectando un hotel con todos los canales de distribución, incluyendo el GDS, las OTAs, los mayoristas y el motor de reservas por Internet (IBE) del hotel. Esto permite al hotel gestionar el inventario, los precios y el contenido de los anuncios desde una plataforma centralizada.

Cuando un hotel publica en el GDS, se le asigna un código de cadena GDS. Los establecimientos independientes y los grupos pequeños suelen utilizar el código del proveedor de CRS. A los grupos grandes se les puede asignar un código de cadena específico, pero pueden seguir trabajando con un proveedor de CRS utilizando su propio código.

Una vez que el hotel está disponible en el GDS, las agencias de viajes pueden consultar sus tarifas y disponibilidad en tiempo real. Cuando un agente hace una reserva, los datos se transfieren electrónicamente al CRS y al PMS del hotel, y el CRS actualiza automáticamente la disponibilidad en todos los canales de distribución.

Esto facilita la integración de la documentación del viajero, como el itinerario del viaje, la factura y los informes de seguridad, además de simplificar y sincronizar las modificaciones y cancelaciones, algo clave en los viajes de negocios, dijo.

He aquí algunas ventajas adicionales para los hoteles:

• El GDS ofrece las mismas oportunidades de visibilidad a los hoteles independientes que a las cadenas hoteleras y las grandes marcas, lo que contribuye a igualar las condiciones de competencia.
• El GDS es especialmente valioso como fuente de reservas de viajeros de negocios. De hecho, estimamos que alrededor del 80% de las reservas en el GDS son corporativas, mientras que el 20% son de ocio.
• Las reservas corporativas tienden a ser más fuertes en invierno y en temporada baja, cuando las reservas de ocio se ralentizan, lo que contribuye a reforzar la demanda durante todo el año.
• Cuando los hoteles se unen a programas de consorcios de viajes como Internova Leaders Network y Signature Travel Network, sus tarifas aparecen en la parte superior de los resultados de búsqueda en el GDS y el hotel se marca como proveedor preferente, lo que proporciona una mayor exposición a las redes mundiales de profesionales de viajes.
• Las reservas en el GDS también pueden generar ingresos complementarios para los hoteles, como reservas de grupos, reuniones y eventos, y gastos en comida y bebida.

Muchas empresas tienen un programa de viajes gestionados, lo que significa que la organización de los viajes corre a cargo de una agencia de viajes o una empresa de gestión de viajes (TMC, por sus siglas en inglés). Normalmente, la empresa tendrá una política de viajes en la que se describen los procesos que deben seguir los empleados para reservar y gastar en viajes, así como las normas de viaje y los proveedores preferidos.

Grandes TMC internacionales como CWT, American Express Travel y ABC Global Services gestionan los viajes de algunas de las mayores empresas del mundo. Parte de los servicios de una TMC consiste en buscar y negociar la lista de proveedores preferidos de una empresa enviando anualmente solicitudes de propuestas (RFP, por sus siglas en inglés) a los proveedores.

Si se invita a un hotel a presentar una oferta, debe enviar un formulario con información detallada sobre el establecimiento, junto con las tarifas preferentes y las políticas de reserva. Si se acepta al hotel en el programa, sus tarifas se suben al GDS, pero solo son visibles para la TMC designada.

Si un hotel no figura en el GDS, está en desventaja a la hora de pujar por negocios corporativos. «Los clientes corporativos suelen insistir en que los hoteles de su programa hotelero figuren en el GDS y se suban sus tarifas corporativas», explica el ejecutivo de viajes sénior. «Los clientes corporativos están muy centrados en los informes de los proveedores y el cumplimiento de las políticas, y la mejor forma de garantizar esto es forzar las reservas hoteleras a través de los canales requeridos a través de la TMC».

Otra consideración importante son las tasas. Las tasas de los GDS pueden variar según el proveedor, pero suelen incluir los costes de alta, configuración e integración, las comisiones de transacción, las comisiones de las agencias de viajes, las comisiones de los CRS o channels managers y una tarifa anual de conexión al GDS. Además, puede haber costes opcionales de participación en programas con TMC y consorcios y campañas publicitarias de GDS.

No obstante, las reservas en el GDS siguen siendo, por lo general, más baratas que las de las OTAs, donde las comisiones pueden oscilar entre el 15 y el 25%. Además, las reservas en el GDS generan una tarifa diaria promedio más alta de media y tienen una mayor proporción de huéspedes que regresan. No obstante, es importante hacer un seguimiento de los costes de adquisición y del valor medio de las reservas por canal para asegurarse de obtener un sólido retorno de la inversión.

Aunque varias empresas ofrecen conectividad GDS, no todas son iguales. Estas son algunas de las cualidades clave a las que hay que darles preferencia.

• Conectividad directa. El proveedor debe proporcionar acceso directo a todos los proveedores de GDS, negociando los acuerdos en su nombre, sin necesidad de depender de terceros.
• Gestión centralizada de las tarifas y del inventario. Más que conectividad GDS, el partner debe proporcionar una plataforma central para gestionar sus tarifas, disponibilidad y reservas en todos los canales de distribución, junto con la integración con su PMS.
• Atención al cliente fiable. Dado que los hoteles no pueden acceder directamente al GDS, es esencial contar con la ayuda de un partner experto. Según el estudio de h2c, el nivel de asistencia es el factor de decisión n.°1 para los hoteleros a la hora de adquirir un nuevo sistema de distribución.
• Experiencia en GDS. El proveedor de conectividad debe conocer en profundidad cómo funciona el GDS y cómo encaja en el ecosistema de distribución hotelera para poder ofrecer a los hoteles la información y el asesoramiento que necesitan para optimizar la productividad.
• Asistencia con las RFP. Presentar ofertas para participar en programas corporativos y de consorcios puede ser complejo y largo. Su proveedor puede facilitarle las cosas agilizando y automatizando el proceso, además de asesorarle y orientarle sobre cómo mejorar sus posibilidades de que le acepten.
• Transparencia en las tasas. El proveedor debe consolidar todas las tarifas del GDS en su nombre y facturar directamente a su hotel, facilitando un desglose detallado de las reservas y las tarifas.

A los hoteleros interesados en conectarse al GDS, ¡Dubourg les recomienda que «no lo duden»!