Ist es endlich an der Zeit, Ihr Hotel in das GDS aufzunehmen?

In den frühen 1960er Jahren, lange bevor das Internet ein Funke in der menschlichen Vorstellungskraft war, wurde das GDS als elektronisches Buchungssystem für Fluggesellschaften geschaffen. Wenig später schlossen sich Hotels und Reisebüros dem Netzwerk an, und 1992 wurde das erste Global Distribution System (GDS) gegründet.

Heute wird das GDS von Reisebüros auf der ganzen Welt genutzt, um Flüge und Hotelzimmer sowie Mietwagen, Bahntickets, Rundreisen, Kreuzfahrten und Reisepakete zu buchen. Trotz der Beliebtheit von OTAs ziehen es viele Reisende vor, ihre Reisen von einem erfahrenen, sachkundigen Experten arrangieren zu lassen, der einspringen kann, wenn es zu Problemen bei der Reise kommt. Und viele Unternehmen, die eine bessere Kontrolle über die Reisen ihrer Mitarbeiter wünschen, vergeben diese Aufgabe an ein professionelles Reisemanagementunternehmen.

Für Hotels ist das GDS die wichtigste Plattform, um Reisebüros zu erreichen, und kann einen kleinen, aber bedeutenden Anteil der Gesamtbuchungen ausmachen. Im Jahr 2022 erhielten Hotelgruppen nach Angaben von h2c im Durchschnitt 8 % der Gesamtbuchungen über GDS. 2022 Global Hospitality Distribution Study.

Große Ketten erhielten mit 9 % den höchsten Anteil, während kleine und mittlere Ketten 4 % erhielten. Der Unterschied hängt vermutlich weniger mit der geringen Nachfrage als mit der Tatsache zusammen, dass weniger kleine Gruppen ihre Objekte im GDS anbieten. Zwar wurden in der Studie unabhängige Hotels nicht berücksichtigt, doch zeigen die D-EDGE-Daten, dass diese noch weniger davon profitieren.

„GDS verschafft uns Zugang zu weltweiten Agenturen und Online-Reisebüros, was die Sichtbarkeit unseres Hotels erhöht und uns dabei hilft, mehr Buchungen zu tätigen und höhere Einnahmen zu generieren, insbesondere bei Firmenbuchungen“, so Piyadol Chantadej, Revenue Manager im Grand Fortune Hotel Bangkok. „Es konnte auch Buchungsfehler verhindern und reduzieren, da GDS ein Echtzeitsystem ist.“

Auch wenn wir es als „das GDS“ bezeichnen, gibt es in Wirklichkeit mehrere GDS-Netzwerke. In den letzten Jahren hat die Massenkonsolidierung das Spielfeld auf die „großen Drei“ reduziert, die zusammen etwa 80 % des Weltmarktes ausmachen.

• Sabre. Sabre wurde 1960 von American Airlines in Texas, USA, gegründet und war das erste GDS. Heute ist es das zweitgrößte GDS-Netzwerk der Welt und besonders beliebt in Nordamerika und Asien.
• Amadeus. Amadeus wurde 1987 von einer Gruppe von europäischen Fluggesellschaften gegründet und gilt heute als das größte GDS. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Madrid, Spanien, und verfügt über eine große Präsenz in Europa, dem Nahen Osten und Afrika.
• Travelportl. Das 2001 gegründete Unternehmen Travelport ist das kleinste der drei Unternehmen, ist aber auf allen Kontinenten vertreten. Zu dem Unternehmen mit Hauptsitz in Langley, Großbritannien, gehören auch die GDS-Systeme Apollo, Worldspan und Galileo.

Das GDS fungiert als Vermittler zwischen Reisebüros und Reiseanbietern. Während einige große Hotelmarken direkt mit dem GDS verbunden sind, müssen die meisten unabhängigen Hotels und kleineren Gruppen die Verbindung über einen Channel Manager oder ein zentrales Reservierungssystem (CRS) herstellen..

Das CRS ist das Herzstück des Hotelvertriebs und verbindet ein Hotel mit allen Vertriebskanälen,einschließlich GDS, OTAs, Großhändlern und der Internet Booking Engine (IBE) des Hotels. So kann das Hotel den Bestand, die Preisgestaltung und die Angebotsinhalte von einer zentralen Plattform aus verwalten.

Wenn ein Hotel in das GDS aufgenommen wird, erhält es einen GDS-Kettencode. Unabhängige Häuser und kleine Gruppen verwenden in der Regel den Code des CRS-Anbieters. Große Gruppen können einen eigenen Kettencode zugewiesen bekommen, können aber dennoch mit einem CRS-Anbieter unter Verwendung ihres eigenen Codes arbeiten.

Sobald das Hotel im GDS verfügbar ist, können Reisebüros die Preise und die Verfügbarkeit in Echtzeit einsehen. Wenn ein Agent eine Buchung vornimmt, werden die Details elektronisch an das CRS und PMS des Hotels übermittelt, und das CRS aktualisiert automatisch die Verfügbarkeit über alle Vertriebskanäle.

Dies erleichtert die Integration von Reisedokumenten wie Reiseplan, Rechnungen und Sicherheitsberichten sowie die Vereinfachung und Synchronisierung von Änderungen und Stornierungen, was bei Geschäftsreisen von entscheidender Bedeutung ist, sagte er.

Hier sind einige weitere Vorteile für Hotels:

• Das GDS bietet unabhängigen Hotels die gleichen Sichtbarkeitsmöglichkeiten wie Kettenhotels und großen Marken und trägt so zu einem ausgeglichenen Wettbewerbsumfeld bei.
• Die GDS sind besonders wertvoll als Quelle für Buchungen von Geschäftsreisenden. Wir schätzen, dass etwa 80 % der Buchungen in den GDS auf Geschäftsreisen und 20 % auf Urlaubsreisen entfallen.
• Die Buchungen von Unternehmen sind in der Regel im Winter und in der Nebensaison stärker, wenn die Freizeitbuchungen zurückgehen, was dazu beiträgt, dass die Nachfrage ganzjährig steigt.
• Wenn Hotels an Programmen von Reisekooperationen wie dem Internova Leaders Network und dem Signature Travel Network teilnehmen, erscheinen ihre Tarife bei den Suchergebnissen in den GDS ganz oben und das Hotel wird als bevorzugter Anbieter gekennzeichnet, so dass es in einem weltweiten Netzwerk von Reisefachleuten besser wahrgenommen wird.
• GDS-Buchungen können auch Zusatzeinnahmen für Hotels generieren, wie Gruppenbuchungen, Meetings und Events sowie Ausgaben für Essen und Getränke.

Viele Unternehmen verfügen über ein verwaltetes Reiseprogramm, was bedeutet, dass die Reiseplanung von einem Reisebüro oder einem Reisemanagementunternehmen (TMC/Travel Management Company) übernommen wird. In der Regel verfügt das Unternehmen über eine Reiserichtlinie, in der die Verfahren festgelegt sind, die die Mitarbeiter bei der Buchung und Abrechnung von Reisen befolgen müssen, sowie über Reiseregeln und bevorzugte Anbieter.

Große, internationale TMCs wie CWT, American Express Travel und ABC Global Services verwalten Reisen für einige der größten Unternehmen der Welt. Ein Teil der Leistungen eines TMC besteht darin, die Liste der bevorzugten Lieferanten eines Unternehmens zu beschaffen und zu verhandeln, indem jährliche Ausschreibungen an die Lieferanten verschickt werden.

Wenn ein Hotel zur Angebotsabgabe aufgefordert wird, muss es ein Formular einreichen, das detaillierte Informationen über das Haus, die bevorzugten Tarife und die Buchungsregeln enthält. Wenn das Hotel in das Programm aufgenommen wird, werden seine Tarife in das GDS geladen, sind aber nur für das benannte TMC sichtbar.

Wenn ein Hotel nicht im GDS gelistet ist, hat es einen Nachteil, wenn es sich um Geschäftsreisen bewirbt. „Firmenkunden bestehen oft darauf, dass Hotels aus ihrem Hotelprogramm im GDS gelistet werden und ihre Firmentarife geladen werden“, so der Senior Travel Executive. „Firmenkunden legen großen Wert auf Lieferantenberichte und die Einhaltung von Richtlinien, und der beste Weg, dies zu gewährleisten, ist, Hotelbuchungen über die vorgeschriebenen Kanäle über den TMC zu veranlassen.“

Ein weiterer wichtiger Aspekt sind die Gebühren. Die GDS-Gebühren können je nach Anbieter variieren, umfassen aber in der Regel die Kosten für die Anmeldung, Einrichtung und Integration, Transaktionsgebühren, Reisebüroprovisionen, CRS- oder Channel-Manager-Gebühren und eine jährliche GDS-Verbindungsgebühr. Darüber hinaus können optionale Kosten für die Teilnahme an Programmen mit TMCs und Kooperationen sowie GDS-Werbekampagnen anfallen.

Allerdings sind GDS-Buchungen im Allgemeinen immer noch günstiger als OTA-Buchungen, bei denen die Provisionen zwischen 15 und 25 % liegen können. Außerdem generieren GDS-Buchungen im Durchschnitt einen höheren durchschnittlichen Zimmerpreis und haben einen höheren Anteil an wiederkehrenden Gästen. Dennoch ist es wichtig, die Akquisitionskosten und den durchschnittlichen Buchungswert pro Kanal zu verfolgen, um sicherzustellen, dass Sie eine solide Investitionsrendite erzielen.

Es gibt zwar eine Reihe von Unternehmen, die GDS-Konnektivität anbieten, aber nicht alle sind gleich. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Eigenschaften aufgeführt, auf die Sie achten sollten.

• Direkte Konnektivität Der Anbieter sollte direkten Zugang zu allen GDS-Anbietern bieten und in Ihrem Namen Vereinbarungen aushandeln, so dass Sie nicht von einer dritten Partei abhängig sind.
• Zentrales Management von Tarifen und Bestand. Über die GDS-Anbindung hinaus sollte der Partner eine zentrale Plattform für die Verwaltung Ihrer Tarife, Verfügbarkeiten und Buchungen auf allen Vertriebskanälen sowie die Integration mit Ihrem PMS bieten.
• Zuverlässige Kundenbetreuung. Da Hotels nicht direkt auf das GDS zugreifen können, ist der Support durch einen sachkundigen Partner unerlässlich. Laut der h2c-Studie ist der Grad des Supports der Entscheidungsfaktor Nr. 1 für Hoteliers beim Kauf eines neuen Vertriebssystems.
• GDS-Expertise. Der Konnektivitätsanbieter sollte über fundierte Kenntnisse der Funktionsweise der GDS verfügen und wissen, wie sie sich in das Vertriebsökosystem des Gastgewerbes einfügen, um den Hotels den Einblick und die Beratung zu geben, die sie zur Optimierung der Produktivität benötigen.
• Unterstützung bei Ausschreibungen. Die Einreichung von Angeboten für die Teilnahme an Unternehmens- und Kooperationsprogrammen kann komplex und zeitaufwändig sein. Ihr Anbieter kann Ihnen die Arbeit erleichtern, indem er den Prozess rationalisiert und automatisiert und Sie berät und anleitet, wie Sie Ihre Chancen auf eine Zulassung verbessern können.
• Transparenz der Gebühren. Der Anbieter sollte alle GDS-Gebühren in Ihrem Namen konsolidieren und Ihrem Hotel direkt in Rechnung stellen, wobei er eine detaillierte Aufschlüsselung der Buchungen und Gebühren vorlegt.

Hoteliers, die an einer Anbindung an das GDS interessiert sind, rät Dubourg, „nicht zu zögern!“