Nastal konečně čas zaregistrovat svůj hotel do systému GDS?

Na počátku 60. let 20. století, dávno předtím, než se v lidské fantazii objevil internet, byl vytvořen systém GDS, který sloužil jako elektronický rezervační systém pro letecké společnosti. Nedlouho poté se k síti připojily hotely a cestovní kanceláře a v roce 1992 vznikl první globální distribuční systém (GDS).

V současnosti GDS využívají cestovní kanceláře po celém světě k rezervaci letů a hotelových pokojů, pronájmu automobilů, jízdenek na vlak, zájezdů, plaveb a cestovních balíčků. Navzdory popularitě online cestovních kanceláří (OTA) dává mnoho cestujících přednost tomu, aby jejich cesty organizoval zkušený a znalý profesionál, který může v případě problémů s cestou pomoci. A mnoho společností, které chtějí mít větší kontrolu nad cestováním zaměstnanců, zadává tuto práci profesionálním cestovním manažerským společnostem.

Pro hotely je GDS hlavní platformou pro oslovení cestovních kanceláří a může generovat malou, ale významnou část celkových rezervací. V roce 2022 hotelové skupiny uváděly, že v průměru získávají 8 % celkových rezervací z GDS, jak uvádí h2c. 2022 Globální studie o způsobech prodeje ubytovacích kapacit.

Nejvyšší podíl obdržely velké řetězce, a to 9 %, zatímco malé a střední řetězce obdržely 4 %. Rozdíl pravděpodobně nesouvisí ani tak s nízkou poptávkou, jako spíše se skutečností, že v systému GDS nabízí své kapacity méně malých skupin. Ačkoli studie nezahrnovala nezávislé hotely, údaje D-EDGE ukazují, že jim uniká ještě větší část zájmu.

„Systém GDS nám umožňuje přístup k celosvětovým agenturám a online cestovním kancelářím, což zvyšuje viditelnost našeho hotelu a pomáhá nám zvýšit počet rezervací a generovat vyšší příjmy, zejména z firemních rezervací,“ uvedl Piyadol Chantadej, manažer tržeb hotelu Grand Fortune Bangkok. „Díky tomu se také podařilo zabránit chybám v rezervacích a snížit jejich počet, protože GDS je systém pracující v reálném čase.“

Ačkoli o něm mluvíme jako o „GDS“, ve skutečnosti existuje několik sítí GDS. V posledních letech se v důsledku masové konsolidace omezilo konkurenční prostředí na „velkou trojku“, která dohromady představuje asi 80 % světového trhu.

• Sabre. Společnost Sabre, založená v roce 1960 společností American Airlines v Texasu v USA, byla prvním poskytovatelem GDS. Dnes disponuje druhou největší sítí GDS na světě a je populární zejména v Severní Americe a Asii.
• Amadeus. Společnost Amadeus, kterou v roce 1987 založila skupina evropských leteckých společností, je dnes považována za největšího poskytovatele GDS. Společnost sídlí v Madridu ve Španělsku a má rozsáhlé zastoupení v Evropě, na Blízkém východě a v Africe.
• Travelport. Společnost Travelport, založená v roce 2001, je sice nejmenší z této trojice, ale má zastoupení na všech kontinentech. Společnost sídlí v Langley ve Velké Británii a vlastní také systémy GDS Apollo, Worldspan a Galileo.

GDS funguje jako prostředník mezi cestovními kancelářemi a poskytovateli služeb cestovního ruchu. Zatímco některé velké hotelové značky se ke GDS připojují přímo, většina nezávislých hotelů a menších skupin se musí připojit prostřednictvím správce kanálu nebo centrálního rezervačního systému (CRS).

CRS je srdcem hotelové distribuční strategie a propojuje hotel se všemi distribučními kanály, včetně GDS, online cestovních kanceláří, velkoobchodníků a hotelového internetového rezervačního systému (IBE). To umožňuje hotelu spravovat kapacity, ceny a obsah nabídky z jedné centralizované platformy.

Když je hotel uveden v systému GDS, je mu přidělen kód řetězce GDS. Nezávislé subjekty a malé skupiny obvykle používají kód poskytovatele CRS. Velkým skupinám může být přidělen speciální kód řetězce, ale mohou stále spolupracovat s poskytovatelem CRS pomocí vlastního kódu.

Jakmile se hotel objeví v systému GDS, cestovní kanceláře si mohou v reálném čase prohlédnout jeho ceny a dostupnost. Když agent provede rezervaci, údaje se elektronicky přenesou do hotelového systému CRS a PMS a systém CRS automaticky aktualizuje dostupnost ve všech distribučních kanálech.

To usnadňuje integraci dokumentace cestujících, jako je itinerář cesty, faktura a záznamy o bezpečnosti a ochraně, a také zjednodušuje a synchronizuje změny a storna, což je při služebních cestách klíčové, řekl.

Zde je několik dalších výhod hotelů:

• Systém GDS poskytuje nezávislým hotelům stejné možnosti zviditelnění jako hotelovým řetězcům a velkým značkám, čímž pomáhá vyrovnávat konkurenční podmínky.
• GDS je cenný zejména jako zdroj rezervací pro služebně cestující. Odhadujeme, že přibližně 80 % rezervací v GDS tvoří firemní rezervace, zatímco 20 % tvoří turistické rezervace.
• Firemní rezervace bývají častější v zimě a v období mezi sezónami, kdy se turistické rezervace zpomalují, což přispívá k posílení poptávky po celý rok.
• Pokud se hotel zapojí do programů cestovních konsorcií, jako jsou Internova Leaders Network a Signature Travel Network, zobrazují se jeho ceny na prvních místech ve výsledcích vyhledávání v GDS a hotel je označen jako preferovaný dodavatel, což mu zajišťuje lepší prezentaci v celosvětových sítích profesionálů v oblasti cestovního ruchu.
• Rezervace v systému GDS mohou hotelům přinášet také vedlejší příjmy, včetně skupinových rezervací, schůzek a akcí a výdajů na jídlo a nápoje.

Mnoho společností má program řízeného cestování, což znamená, že cestovní služby zajišťuje cestovní agentura nebo cestovní manažerská společnost (TMC). Společnost má obvykle zásady pro cestování, které popisují postupy, jimiž se zaměstnanci musí řídit při rezervaci a úhradě cestovních nákladů, a také pravidla pro cestování a preferované dodavatele.

Velké mezinárodní TMC, jako jsou CWT, American Express Travel a ABC Global Services, spravují cesty pro několik největších světových korporací. Součástí služeb TMC je vyhledávání a vyjednávání seznamu preferovaných dodavatelů společností prostřednictvím každoročního rozesílání žádostí o předložení nabídek (RFP) dodavatelům.

Pokud je hotel vyzván k podání nabídky, musí předložit formulář, ve kterém uvede podrobné informace o svém zařízení a preferované ceny a rezervační podmínky. Pokud je hotel přijat do programu, jeho ceny se načtou do GDS, ale zobrazují se pouze určeným TMC.

Pokud hotel není uveden v systému GDS, je v nevýhodě, když se uchází o firemní zakázky. „Firemní klienti často trvají na tom, aby hotely v jejich hotelovém programu byly uvedeny v GDS a aby se do nich načítaly jejich firemní ceny,“ říká vedoucí pracovník cestovního ruchu. „Firemní klienti se velmi soustředí na výkaznictví a dodržování zásad ze strany dodavatelů a nejlepším způsobem, jak to zaručit, je vynutit si rezervaci hotelů prostřednictvím požadovaných kanálů přes TMC.“

Dalším důležitým faktorem jsou poplatky. Poplatky GDS se mohou u jednotlivých poskytovatelů lišit, ale obvykle zahrnují náklady na registraci, nastavení a integraci, transakční poplatky, provize cestovních kanceláří, poplatky za CRS nebo správce kanálů a roční poplatek za připojení k GDS. Kromě toho mohou vzniknout případné náklady na účast v programech s TMC a konsorcii a na reklamní kampaně GDS.

Rezervace přes GDS jsou však stále obecně levnější než rezervace přes OTA, kde se provize mohou pohybovat od 15 do 25 %. Kromě toho rezervace přes GDS generují v průměru vyšší ADR a mají vyšší podíl hostů, kteří se vracejí. Přesto je důležité sledovat pořizovací náklady a průměrnou hodnotu rezervace podle jednotlivých kanálů, abyste si zajistili solidní návratnost investic.

Přestože připojení ke GDS poskytuje řada společností, ne všechny jsou stejné. Zde jsou některé klíčové vlastnosti, které je třeba upřednostnit.

• Přímé spojení. Prodejce by měl poskytovat přímý přístup ke všem poskytovatelům GDS a sjednávat dohody vaším jménem, aniž by bylo nutné spoléhat na třetí stranu.
• Centrální správa cen a kapacit. Partner by měl poskytovat více než jen propojení s GDS, ale také centrální platformu pro správu cen, dostupnosti a rezervací ve všech distribučních kanálech a integraci s vaším systémem PMS.
• Spolehlivá zákaznická podpora. Vzhledem k tomu, že hotely nemají přímý přístup do systému GDS, je nezbytná pomoc informovaného partnera. Podle studie h2c je úroveň podpory pro hoteliéry rozhodovacím faktorem číslo 1 při pořizování nového distribučního systému.
• Odbornost GDS. Poskytovatel připojení by měl mít důkladné znalosti o tom, jak GDS funguje a jak zapadá do distribučního ekosystému v oblasti hotelnictví, aby mohl hotelům poskytnout informace a rady, které potřebují k optimalizaci produktivity.
• Pomoc s RFP. Podávání nabídek na zapojení do firemních a skupinových programů může být složité a časově náročné. Poskytovatel vám může usnadnit práci tím, že proces zjednoduší a zautomatizuje, a také vám poskytne rady a pokyny, jak zvýšit své šance na přijetí.
• Transparentnost poplatků. Poskytovatel by měl vaším jménem sjednotit všechny poplatky GDS a fakturovat je přímo vašemu hotelu, přičemž poskytne podrobný rozpis rezervací a poplatků.

Hoteliérům, kteří mají zájem o připojení ke GDS, Dubourg radí, aby „neváhali!“.